8 dicas básicas para organizar um evento de sucesso

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Você está começando no mundo dos eventos e ainda se sente um pouco inseguro na hora de planejar as celebrações? Isso faz parte do início, por isso é completamente normal aquela sensação do “estou esquecendo algo”, ou ainda de se atrapalhar com prazos, datas e fornecedores.

 

O melhor a fazer em uma hora dessas é organizar uma lista de tarefas básicas, aquelas as quais você não poderá perder de vista jamais enquanto está envolvido na organização e produção daquele evento. E foi exatamente isso que fizemos para você!

 

Confira, a seguir, 8 dicas básicas para organizar um evento de sucesso e não perca mais essa lista de vista! Vamos lá?

 

Organizando um evento de sucesso

 

A base de sucesso de qualquer evento é, sem dúvidas, a organização. Sem ela, você coloca em risco seu nome e aquela comemoração tão especial ao seu cliente. Isso porque, sem um controle eficiente e automatizado do que está acontecendo e daquilo que deverá acontecer, a probabilidade de erros aumenta muito.

 

E, neste cenário, um erro pode indicar falta de uma decoração, do buffet, perda de fornecedores e parceiros. Por isso, tenha em mente que antes de organizar qualquer evento, organize sua mente, agenda e compromissos. Isto é essencial.

 

Mas, é claro, existem pontos que vamos destacar dentro disso para tornar sua rotina mais fácil e mesmo segura. São eles:

 

#1 Priorização nos convites

 

Pode parecer simples, mas é justamente nestes pequenos detalhes que mora o problema. Você fica tão envolto com questões maiores que o convite pode passar desapercebido. Os convidados precisam saber com antecedência e precisam confirmar também. É com relação ao número de presentes que você irá construir todo o resto.

 

#2 Feche o local

 

Achou o local perfeito? Feche na hora. A disputa por datas, principalmente em locais muito disputados, pode colocar seu evento em jogo. Não deixe para concluir a escolha data mais tarde. Isso é prioridade.

 

#3 Mantenha contato com o cliente

 

Mantenha um contato regular e o cliente atualizado sobre tudo o que está acontecendo. Além de mostrar seu interesse em apresentar um bom atendimento, é ótimo para ir medindo as expectativas e estar por dentro de qualquer possível mudança.

 

#4 Defina e feche todos fornecedores de uma vez, assim que a proposta for assinada

 

Eles também são topo em questão de prioridade. Não prometa nada até que você tenha consultado a disponibilidade dos seus fornecedores. 

 

#5 Não esqueça do gelo

 

Pode parecer brincadeira, mas um evento sem gelo é um evento fracassado. Não esqueça desse cara jamais. 

 

#6 Teste a parte de som mais de uma vez e em dias diferentes

A parte de som é extremamente importante e uma das responsáveis pela dor de cabeça, pois costuma surpreender quem não prestou atenção nela antes. Por isso, faça testes, o máximo que puder!

 

#7 Descubra tudo sobre a fiação

 

Parece estranho? Mas você já imaginou a fiação do local que você escolheu não suportar tudo o que foi planejado? Pois é, descubra tudo sobre ela.

 

#8 Agende o teste 

 

Ensaios são a sua melhor arma. Por isso, tenha como regra um teste. Convoque seu cliente e sua equipe. Assim você pode resolver problemas que nem tinha percebido antes.



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