Como montar uma equipe de eventos: o passo a passo

Todo bom organizador de eventos sabe que precisa se preocupar com muitos detalhes: fornecedores, parceiros, datas e por aí vai. Mas sabe algo que é igualmente importante, mas, às vezes, acaba ficando em segundo plano é montagem da equipe. Escolher os profissionais certos é um grande desafio.

Como os colaboradores irão lidar diretamente com o público, é essencial que eles estejam alinhados com você, sua proposta e seu modelo de trabalho. Por isso, vamos falar a seguir como montar uma equipe de eventos em um passo a passo completo para dar tudo certo na hora final!

Contratar ou terceirizar?

Para quem está crescendo dentro do ramo de eventos é preciso parar e questionar alguns pontos. Como, por exemplo, a questão da contratação ou não de pessoal. Isso implica em despesas e, como qualquer negócio em crescimento, não há recursos para tudo ao mesmo tempo.

Sendo assim, a segunda opção é terceirizar os serviços. Aqui, a vantagem e a desvantagem são basicamente dois lados da mesma moeda: não ter vínculo é positivo frente ao financeiro do seu negócio, mas também impacta na produtividade e alinhamento do time.

A verdade é que tudo irá depender da sua estrutura e tipo de evento. Por exemplo, para organizações de pequeno porte é legal ter colaboradores próprios. Além de tudo ser muito mais pessoal e delicado, não se torna tão oneroso.

No entanto, para grandes eventos, contratar uma empresa terceirizada por ser, realmente, o melhor caminho. Apesar de ser um pouco mais “impessoal”, são profissionais capacitados, treinados e bem selecionados, algo que não demanda seu envolvimento e acaba ajudando no contexto como um todo.

Montando um time de eventos: por onde começar?

Depois de decidir o meio de onde partirá esse atendimento, você precisa listar quais profissionais são realmente importantes para o serviço. É claro que recepcionistas e seguranças, por exemplo, sempre estarão presentes. Mas há casos especiais, nos quais outras pessoas poderão ser necessárias.

A dica é manter uma equipe básica, a qual sempre será necessária, independente do perfil do evento e outra, na manga, de profissionais referências em casos específicos. É onde entram os mestres de cerimônias, por exemplo, nos eventos corporativos.

Sempre consulte referências

Parece básico, e realmente é, mas não se pode deixar de citar como é essencial consultar referências da sua futura equipe de eventos. Eles estarão representando a sua empresa, o seu nome e sua qualidade está em jogo. Logo, eles precisam ser bem treinados e ter ótimo relacionamento com o público.

Converse com clientes antigos e faça alguns testes. Cuidado com a sua imagem nunca é demais.

Seja organizado

Por fim, a melhor forma de construir uma boa equipe é sendo organizado. Saber orientar e deixar claro a cada um qual seu papel e como executá-lo é primordial. Assim, tudo flui melhor e as chances de imprevistos diminuem.

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