5 dicas para fazer uma gestão do tempo eficiente em sua empresa de eventos

A produção de eventos geralmente funciona assim: muitos prazos, pouco tempo. É, lidar eficientemente com todos os processos é realmente uma tarefa tão importante quanto complicada. Definitivamente, não é fácil administrar um negócio.

Se há um ativo valioso, em todos os seus sentidos, são as horas em que você e sua equipe se dedicam para entregar produtos e serviços impecáveis aos seus clientes. E quando elas são mal gerenciadas, com certeza o prejuízo e a insatisfação serão enormes. 

Conforme um estudo da Stress Management Association Brazil, 60% dos brasileiros afirmam estar sobrecarregados e estressados com o ambiente de trabalho. Parte disso, está associada a uma péssima gestão do tempo.

Pare por alguns instantes e organize uma pesquisa interna sobre produtividade. Questione seus colaboradores sobre os diversos pontos dos processos da sua empresa, incluindo o “timing” para concluir suas tarefas. Você poderá se surpreender com os dados que obterá, ao mesmo tempo em que terá em mãos uma ferramenta valiosa para tomar decisões sobre mudanças. 

Não se esqueça, o desempenho individual contribui para o coletivo. 

Quer mais algumas dicas sobre como fazer uma gestão do tempo competente, focada em resultados? Então, fique conosco aqui neste artigo até o final.

 

O que é gestão do tempo e por que ela é tão importante?

Definitivamente, gestão do tempo não é sobre baixar a cabeça e trabalhar, trabalhar e trabalhar. Na verdade, ela é um conjunto de estratégias que beneficia a realização de tarefas, a fim de torná-las mais produtivas através da priorização, organização e melhor aproveitamento das horas, sem gerar desperdícios. 

E, claro, aqui estão incluídos os períodos de descanso e descontração durante o expediente.

Quantas vezes aí em sua empresa de eventos você e sua equipe pararam, por um segundo, e pensaram: “o prazo vai estourar”!?

Para isso acontecer, duas possibilidades são bastante perceptíveis: ou seu time precisa aumentar, ou seus processos estão com gargalos que necessitam de solução. Muitas vezes, as duas alternativas estão de mãos dadas.

Após identificar os problemas, é hora de partir para a ação. Quer algumas dicas de como iniciar a mudança e a implementação da gestão do tempo? Acompanhe os próximos tópicos.

 

5 dicas para tornar a sua gestão do tempo digna de elogios

 

1. Gestão do tempo inicia com o planejamento na ponta do lápis

Planejamento é o pai da organização. Não tem como gerenciar as tarefas de uma equipe, sem deixá-las elencadas dentro de um cronograma. Quais são as prioridades? Quais são as mais demoradas? E quanto às mais difíceis? Quantas horas/dias/semanas/meses serão necessários para desempenhar todas elas e quem fica responsável por cada entrega?

Além disso, todo projeto tem um escopo. Um objetivo e metas a serem alcançadas. Além de defini-los, todos os envolvidos precisam compreendê-los. Deixar todo mundo “na mesma página” traz ações mais certeiras e, consequentemente, resultados melhores.

 

2. Quando tudo é muito importante, nada é tão importante

É claro que todas as demandas que estão nos contratos de seus clientes precisam de atenção. No entanto, algumas delas, inevitavelmente, mostram-se mais urgentes do que outras. 

Por vezes, os ajustes dos detalhes do próximo evento que está em sua agenda não serão tão prioritários quanto iniciar uma atividade para algo que será entregue apenas daqui a um mês. Tudo vai depender do esforço necessário para cada tópico ser executado com perfeição, e você e sua equipe precisam conhecer essas diferenças.

 

3. É fundamental parar e respirar, de vez em quando

Com a rotina intensa de uma empresa de realização de eventos, organizar pausas é necessário. 

1 - Para reduzir o estresse da jornada;
2 - Para deixar a mente mais leve;
3 - Para dar ao corpo um momento de relaxamento, com exercícios de alongamento, caminhadas e, até mesmo, uma boa conversa descontraída com os colegas.

Acredite, o retorno às atividades ficará muito mais produtivo. Torne isso uma prática diária e cultural do seu negócio.

 

4. Tenha “na manga” um tempo para o inesperado

É difícil prever quando algo sairá da rotina. E ter um tempinho sobrando para passar por esses momentos com menos “sufoco” é uma estratégia bastante inteligente.

Para qualquer contratempo, seja porque um fornecedor deixou de entregar um item importante para dar continuidade nas tarefas ou porque um dos seus colaboradores acabou ficando doente, por exemplo, esteja com o Plano B sempre a postos.

 

5. É possível automatizar alguns processos com tecnologia

A gestão de um negócio é uma das tarefas que mais demanda tempo. Mexer com finanças, contratos e, ainda, gerenciar uma equipe inteira acaba tomando muitas horas, todos os dias.

Entretanto, tudo isso pode ficar mais simples, ágil e eficiente com o uso de tecnologias como o sistema ERP MeEventos. Através dele, você conseguirá: 

centralizar todas as informações mais importantes do seu negócio; 
organizar um planejamento estratégico, que auxilia no seu crescimento no mercado;
e tomar decisões muito mais certeiras, com o uso de relatórios inteligentes.

 

Que tal fazer um teste gratuito? Depois disso, basta escolher um dos planos que mais se enquadra no seu perfil de gestão e colher os frutos dos excelentes resultados que virão.