6 dicas de como montar uma produtora de eventos de sucesso

O produtor de eventos possui um dos papéis mais importantes em seu segmento. Ele é quem vai planejar, captar recursos, promover e coordenar todo um evento, de seu início ao fim. E como em todo trabalho árduo, o produtor necessita de uma equipe de profissionais competentes para ajudá-lo em todas essas etapas.

Uma produtora de eventos bem sucedida consegue reunir uma equipe de profissionais capacitados, além de possuir características essenciais para qualquer empresa do setor, como boa comunicação, uma rede de contatos sólida, criatividade e persistência para encarar os desafios.

Contudo, com a alta competitividade do mercado, os profissionais da produção de eventos precisam se atualizar constantemente para não perderem a relevância. Cada vez mais, a tecnologia se mostra presente no segmento, seja com os eventos online (e híbridos), com as experiências imersivas e a interatividade digital, além, é claro, das polêmicas ferramentas de inteligência artificial.  

Mas as mudanças não vêm apenas do âmbito tecnológico. A questão ambiental permanece em alta, não só no mercado de eventos, como em qualquer segmento que se preocupe com esses assuntos tão importantes e necessários para nossa sociedade. 

 

A consciência ambiental e os eventos sustentáveis 

O debate em relação ao meio ambiente continua sendo um tópico indispensável em todas as conversas sobre o nosso futuro. Profissionais de diversas áreas se encontram em uma verdadeira corrida contra o tempo para encontrar soluções e medidas eficientes para salvar o planeta. 

Enquanto isso, a opinião pública se alinha a todas essas questões e receios. Afinal de contas, vivemos em um mundo cada vez mais antenado e exigente, e o público não se contenta em ser apenas um mero espectador de tudo que está acontecendo em nosso mundo, ainda mais se tratando de pessoas que frequentam eventos, tanto sociais quanto corporativos.

O público espera dos novos eventos, um ambiente sustentável que respeite de forma efetiva o meio ambiente. Estamos falando de uma política contra desperdícios e danos à natureza: energia limpa, embalagens biodegradáveis, materiais produzidos de forma reciclável, coleta seletiva, enfim, um evento eco-friendly. 

Sem dúvidas, conhecer e se alinhar a essas tendências, tanto tecnológicas quanto ambientais, são medidas fundamentais para sua produtora de eventos se manter ativa no mercado. No entanto, algumas características não podem ser deixadas de lado na hora de criar uma produtora de eventos.

Pensando nisso, separamos seis dicas de como montar uma produtora de eventos de sucesso. Repare que deixamos de lado questões burocráticas e econômicas, procurando focar mais no aspecto de gestão e marketing.

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1. Conheça bem seu público

O mercado de eventos possui uma grande diversidade de segmentos: shows, festivais, festas, congressos, feiras, peças teatrais, eventos beneficentes, etc. 

Independente de qual segmento sua produtora atuará, conhecer bem suas particularidades e o seu público-alvo é algo fundamental para realizar um bom trabalho. 

Lembre-se que cada público possui aspectos e necessidades específicas, e levando em conta fatores, como o planejamento e a divulgação de um evento, por exemplo, ter conhecimento dessas diferenças é imprescindível para realizar um serviço efetivo e manter-se reconhecido no mercado.

 

2. O conhecimento é uma peça essencial para sua carreira

Além de conhecer bem seu público e a área em que sua equipe atuará, os estudos são peças fundamentais para o seu sucesso. Não é difícil entender o porquê: a produção de eventos passa por diversas áreas em suas atividades, como o marketing, administração, contabilidade, relações públicas, entre outras. 

Obviamente, é praticamente impossível se tornar um especialista em todas estas áreas, mas escolher uma delas para se especializar e conhecer pelo menos um pouco de cada uma, sem dúvidas, se tornará um grande diferencial para sua carreira. 

Por conta disso, cursos presenciais ou online, workshops e leituras específicas são tão importantes para um produtor de eventos crescer e prosperar.

 

3. Monte uma equipe com qualidades distintas

Como já dissemos anteriormente, o trabalho de um produtor de eventos é bastante complexo devido a grande variedade de áreas que ele precisa percorrer para realizar um evento. Por conta disso, uma equipe de profissionais capacitados é essencial para que tudo saia como planejado. 

O segredo é formar um time com qualidades distintas: a criatividade e a boa comunicação de publicitários e jornalistas, a habilidade analítica e o raciocínio lógico de profissionais de exatas e a visão inovadora de programadores e outros profissionais da tecnologia, por exemplo. 

Unir todas essas qualidades em um só grupo, sem esquecer, é claro, do poder de liderança de um bom gestor, pode ser a receita para uma equipe infalível e uma produtora de eventos de sucesso! 

 

4. Foque nas redes sociais e no marketing digital

Não é nenhum segredo, o poder das redes sociais em nosso dia-a-dia. Instagram, Twitter, Facebook e TikTok se tornaram verdadeiras vitrines para qualquer empresa que queira crescer e conquistar novos públicos. São diversas funcionalidades que, se bem usadas, se tornam ferramentas eficientes e objetivas para seus negócios. 

O Inbound Marketing é um conceito que todo produtor de eventos deveria conhecer. Atrair novos clientes e manter sua marca conhecida podem ser tarefas bem difíceis, mas a solução pode estar no marketing digital. 

Além disso, ideias inovadoras para o mercado de eventos, como a plataforma de vendas e gestão de ingressos Sympla, por exemplo, não podem ser deixadas de lado por nenhum profissional do segmento.

 

5. Mantenha uma rede de contatos

O profissional que mantém um bom relacionamento com parceiros, fornecedores e colegas de trabalho, independentemente de seu segmento, sempre se manterá no topo. Basta pensar no contraponto: um profissional com péssimas relações não se desenvolve e acaba ficando para trás. 

Para o mercado de eventos então, essa colocação ainda é mais séria. Dificilmente, uma empresa do setor, sem uma boa rede de contatos, continuará viva no mercado. 

Não deixe de realizar networking em todos os lugares que puder, um bom relacionamento com clientes, freelancers, fornecedores e colegas de profissão, só pode trazer benefícios para sua carreira, afinal, a maioria das indicações surgem desses lugares. 

 

6. Utilize um software inteligente de gestão de eventos

O trabalho de um produtor de eventos, sem nenhuma dúvida, é repleto de desafios e muitas complicações. Do planejamento até a execução, um evento apresenta diversas dificuldades e contratempos. Por conta disso, estes profissionais devem garantir que cada etapa de suas atividades sejam bem planejadas e organizadas por um sistema de gestão seguro e eficiente.

Conhecendo todas essas dificuldades para organizar um evento do zero, a MeEventos desenvolveu uma plataforma de gestão empresarial exclusiva para empresas do segmento, com ferramentas intuitivas e abrangentes, criadas para simplificar e aprimorar o trabalho de profissionais do ramo.

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