Como um espaço de eventos pode melhorar a gestão de seus negócios

A gestão de um espaço de eventos pode ser um verdadeiro desafio para iniciantes neste segmento. Visto que, até mesmo os gestores mais experientes na área, enfrentam problemas diversos para gerenciar uma empresa desta categoria. 

Um dos desafios mais recorrentes para espaços de eventos, sem dúvidas, é o acúmulo de funções. Muitas empresas do setor não exercem apenas a função de espaço de eventos, atuando também com serviços de buffet, som e iluminação, decoração e até mesmo entretenimento. 

Apesar dessas múltiplas funções se tornarem um grande diferencial para esses espaços, a gestão se torna ainda mais complexa para seus gestores. Afinal de contas, cada setor do segmento de eventos possui características e necessidades diversas. A gestão de um buffet, por exemplo, é muito diferente de uma gestão de uma empresa de som e luz para festas. 

Com todos estes desafios, a gestão de um espaço de eventos precisa de muito planejamento, organização e eficiência para não perder o foco. Felizmente, com o advento da tecnologia, muitas ferramentas e soluções estão disponíveis para um controle mais prático e assertivo dos negócios. 

Pensando nisso, separamos abaixo algumas dicas que podem ajudar e muito na gestão de espaços de eventos. Confira!

 

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Realize um controle financeiro descomplicado e abrangente

Geralmente, o financeiro de uma empresa, é a área que mais tende a dar dor de cabeça aos gestores. São custos e despesas para todos os lados, uma grande variedade de contas e cartões de crédito para administrar, tributos, empréstimos, etc. Tudo exposto como um verdadeiro quebra-cabeças, deixando o gestor ainda mais confuso. 

Para o gestor conseguir acompanhar todas estas movimentações financeiras, de uma forma prática e efetiva, ele precisa de ferramentas inteligentes de gestão ao seu dispor, tudo em um só lugar, sem complicações e desvios.  

A chave para este tipo eficiente de controle está na tecnologia. Um sistema de gestão por onde ele terá acesso a fluxo de caixa, relatórios de performance e de custos, extratos de receitas e despesas, gestão de contas e cartões, entre outros recursos que irão aprimorar seu conhecimento na área, não o contrário. 

Faça um planejamento de tarefas para toda a equipe

Como foi dito anteriormente, uma grande parte dos espaços de eventos, a fim de proporcionar um serviço completo aos clientes, realiza dois ou mais serviços em diferentes setores do segmento. 

Para realizar a gestão de todas estas atividades, o gestor precisa de um planejamento eficiente das tarefas de cada profissional: o DJ que tocará no evento, a equipe de decoração, os fornecedores, os profissionais de serviços gerais, cozinheiros do buffet, recepcionistas, etc. 

Através de um Dashboard de Planejamento, disponível em um sistema de gestão de eventos, o gestor poderá acompanhar todas as atividades de cada profissional, em diferentes eventos de sua agenda. Assim, tanto a gestão da equipe, quanto a gestão de fornecedores e trabalhadores temporários, torna- se mais ampla e descomplicada.

 

Use soluções e ferramentas da tecnologia a seu favor

As empresas de eventos que não utilizam a tecnologia como aliada, acabam ficando para trás no mercado, infelizmente, isso é um fato. Para manter-se relevante para o público, um espaço de eventos precisa conhecer a fundo todas as novidades e tendências do setor. 

Já não é de hoje que a tecnologia anda de mãos dadas com o segmento de eventos. Os eventos online e híbridos aprimoraram-se durante a pandemia, a interatividade do público em eventos corporativos e sociais através de smartphones, inteligência artificial para criação de artes e conteúdos, entre outros inúmeros exemplos.  

E, não podemos esquecer dele, o queridinho: Qr Code. Sem dúvidas, uma das soluções mais significativas para o mercado de eventos dos últimos tempos. Por ele, os clientes têm acesso a cardápios, recados, informações, normas, promoções e um leque infinito de possibilidades.

Através de um sistema de gestão integrado, um espaço de eventos pode realizar o check-in dos convidados através de Qr Code, sem nem mesmo precisar de um leitor específico, utilizando apenas o celular ou tablet. Além disso, informações importantes, como instruções de uso, normas e planos de ação, podem ser divulgadas para toda a equipe através dessa funcionalidade tão simples e eficaz. 

Organize seu estoque com recursos práticos e inteligentes

Um espaço de eventos, com todas suas atividades em setores diferentes, precisa controlar mais de um estoque para manter seu trabalho em ordem: estoque de equipamentos, de materiais, de itens de decoração, além do estoque de alimentos e produtos finais, caso também trabalhe com a função de buffet, por exemplo. 

Um estoque desorganizado pode gerar diversos problemas para uma empresa de eventos, entre eles a insatisfação do cliente. Para um controle de estoque realmente efetivo, o gestor precisa de um sistema de gestão completo, com ferramentas intuitivas de gerenciamento de produtos e materiais. 

Só assim, para abandonar o fantasma dos caderninhos e planilhas desorganizadas, não é mesmo?

Gerencie mais de um espaço em um único sistema de gestão

Com um sistema de gestão inteligente, um espaço de festas que possui mais de um local ou ambiente para realizar seus eventos, pode gerenciar cada um de forma independente, sem tumultuar toda sua agenda e organização.

Uma plataforma de gestão com este recurso, permite que a empresa administre cada espaço sem precisar contratar mais de um serviço, possuindo agendas, relatórios e levantamentos distintos em um só lugar. 

Investir em um sistema com essa funcionalidade é um grande benefício para espaços de eventos maiores, pois o tempo ganho será muito vantajoso e a gestão se tornará mais objetiva e eficiente. 

Invista em um sistema de gestão de eventos completo

Salões de festas e espaços para eventos em geral, passam por diversos desafios e contratempos em seu dia-a-dia. Seja pela alta pressão dos clientes, os conflitos de agenda, falta de controle financeiro, falhas técnicas de última hora ou problemas para gerenciar uma equipe. 

Não é nenhum segredo, que para conduzir um negócio como esse, uma gestão empresarial inteligente e eficaz é de extrema importância. 

Sabendo disso, a MeEventos desenvolveu uma plataforma de gestão exclusiva para empresas de eventos, com soluções e ferramentas criadas para aperfeiçoar o trabalho destes profissionais tão importantes.

Nela você encontra: Controle de Agenda e Agenda Multi Local (para empresas com mais de um espaço ou ambiente); Envio de Orçamentos; Escala e Gestão de Equipe; Dashboard de Planejamento; Envio e Assinatura de Contratos; Área do Cliente (controle de convidados, confirmação de presença, check-in e etc); Controle Financeiro; Controle de Estoque; Lembretes de Datas Comemorativas e muito mais. 

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