LGPD: manual prático e descomplicado para produtores de eventos. Veja aqui!

Sem juridiquês e de forma simplificada, descubra neste conteúdo tudo o que você precisa saber para que sua empresa de eventos esteja sempre adequada às regras de proteção de dados estabelecidas pela LGPD.
 

Empreender na área de eventos vem sendo ainda mais desafiador do que no período anterior à pandemia da Covid-19. Se antes aumentar a receita exigia “sangue e suor”, no cenário atual, além dos sacrifícios, as vendas precisaram ser adaptadas e a criatividade é o que garante a lucratividade  — e não apenas a sobrevivência — de inúmeros negócios.

O ambiente online é um facilitador. Muitas empresas inovaram, e aproximaram-se dos seus públicos — e conquistaram novos, claro — através da internet, utilizando os canais sociais e as ferramentas de marketing digital. Junto a isso, a prospecção aumentou, assim como o fechamento de novos contratos, e a coleta de dados foi intensificada.

Diante de tantas informações recebidas, resta saber o que você vem fazendo para garantir  que elas não caiam em mãos erradas. Pense por um instante: cada um de seus clientes efetivos ou em potencial pode confiar dados sensíveis (como religião ou orientação sexual, por exemplo) à sua operação?

Desde 18 de setembro de 2020, a  Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está em vigor no Brasil e muitas empresas — especialmente as micro e pequenas, como é o caso de grande parte dos players do segmento de eventos —  ainda não entenderam muito bem o que é necessário fazer para adequarem-se. 

Por este e por outros fatos é que aqui, na MeEventos, decidimos que não poderíamos deixar de falar com nossos leitores e clientes a respeito deste assunto tão importante.

Através deste conteúdo você vai descobrir o que é, afinal de contas, a LGPD,  como ela se aplica ao seu negócio e o que fazer para não violá-la. Vamos lá!?

LGPD: o que é?

A lei 13.709/18 conhecida pelos brasileiros como Lei Geral de Proteção de Dados ou, ainda, LGPD — em sua forma abreviada —, obriga quaisquer empresas, sejam elas públicas ou privadas, a preservarem e respeitarem a privacidade dos dados colocados à sua disposição. 

Isso significa que, sem consentimento, os dados que seus clientes lhe entregarem não podem ser utilizados para nenhuma finalidade, nem mesmo no envio de um e-mail para uma simples divulgação de seus produtos ou serviços.

Em outras palavras, sua empresa de eventos precisa respeitar a legislação, ou pode receber punições que vão de multas altíssimas, até o encerramento das atividades.

Ainda que tenha vindo à tona em razão da difusão sem controle de dados (inclusive a venda) principalmente através da internet, a LGPD é aplicável a todas as instâncias de negócios, sejam elas on ou offline.

Apesar de existirem há mais tempo em outros lugares do mundo, no Brasil as normas passaram a ser exigência federal apenas em 2020.

Quem fiscaliza tudo isso?

O órgão responsável por zelar pela correta aplicação da LGPD é a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD).

Uma curiosidade: quem começou com essa história de LGPD?

A intenção de uma determinação semelhante à Lei Geral de Proteção de Dados, em nível mundial, não é nova. Vamos a uma breve retrospectiva?

Compreendendo a alta velocidade com a qual a tecnologia se fazia presente e a importância do combate aos crimes cibernéticos que cresciam com a mesma rapidez, a União Europeia tornou urgente e primordial a criação de uma regulamentação direcionada à segurança de dados. Por lá, já em 2012, foi sancionada a General Data Protection Regulation (RGPD).

Antes disso, já havia outras normativas que traziam uma orientação no sentido da proteção de dados. Alguns historiadores comentam que a preocupação surgiu ainda nos anos 1960, nos Estados Unidos. Outros afirmam que o primeiro registro é de origem alemã e pode datar de 1970. 

Como a LGPD aplica-se ao segmento de eventos como um todo?

São diversas as situações nas quais é preciso atentar-se para a LGPD no setor de eventos. No entanto, temos que salientar, essencialmente, estes 6 principais aspectos: 

1. A captação que você faz em uma campanha de marketing e vendas;
2. Os dados disponibilizados pelos clientes que contratam os serviços da sua empresa de cerimonial, de fotografia, de buffet, de decoração, entre tantos outros;
3. As listas de convidados que eles disponibilizam; 
4. O credenciamento de participantes; 
5. A divulgação de dados de clientes com fornecedores parceiros;
6. E tudo o que envolve o compartilhamento de informações pessoais com a sua empresa, sejam elas sensíveis ou não.

Basicamente, sua equipe precisa estar pronta para agir com transparência sobre o tratamento que dará e para quais objetivos os dados solicitados são necessários. 

Bem, nosso intuito aqui não é sermos técnicos e sim lhe falar sobre a importância do cuidado dessa divulgação junto aos fornecedores terceirizados, e da honestidade com o público que gosta da sua marca e compra os seus produtos ou serviços de eventos. 

Desta forma, separamos os 7 detalhes fundamentais para que você e sua equipe não cometam erros acerca da LGPD que, diga-se de passagem, podem custar a saúde do negócio. 

1 | Regra máxima: não deixe os dados vazarem

E o motivo é óbvio: dados são uma moeda de troca valiosa, fruto de muito trabalho. Por que você os entregaria de bandeja? Utilize plataformas confiáveis para fazer o registro dos dados dos clientes e garanta que não haja possibilidade de invasão.

2 | Seja transparente do início ao fim

Demonstre àqueles que necessitam deixar informações com você, sejam elas para um simples orçamento ou para a contratação dos seus serviços, que sua empresa tem compromisso com o uso de dados. 

Com clareza: 

• especifique por que eles são indispensáveis, 
• indique para quais ações a devida autorização é necessária; 
• diga que a qualquer momento você poderá deletá-los; 
• estabeleça que há cuidado e segurança no manejo deles e que, em caso de qualquer violação, você se compromete a informar imediatamente;
• afirme que poderá transferir os dados coletados para o cliente, da forma como ele o desejar;
• e, por fim, assegure ao cliente que ele poderá acessar todas as informações em um prazo de 30 dias.
   

É assim que você garante que os cinco pilares da LGPD estão contemplados em sua operação: consentimento, confidencialidade, segurança, portabilidade e acesso.

Dica!
Avalie quais dados são necessários em cada etapa da jornada. A dica é: se você está prospectando, não peça dados sensíveis que podem ser questionados em um momento em que sua relação com o possível cliente esteja mais consistente.

3 | Deixe uma pessoa responsável pelo tratamento dos dados

Esse profissional, já conhecido no mercado como “ Data Protection Officer”, tem por tarefas fazer uma curadoria e dar o devido destino aos dados coletados. 

Alguns deles podem dar o consentimento para divulgação da empresa de eventos, outros podem ser de uso exclusivo para comunicações enquanto o contrato do cliente estiver em vigência, entre muitas outras situações prováveis.

4 | Em caso de envio de e-mail marketing, colete o opt-in e sempre ofereça o opt-out

O e-mail marketing ainda é uma ferramenta aliada das suas divulgações e claro que é válido manter uma base forte e saudável para fazer contato. O segredo para que as taxas de aberturas e cliques estejam sempre altos é impressionar os usuários com campanhas certeiras, dividindo-os em listas de acordo com seus funis de vendas.

Lembre-se disto:

As comunicações para leads frios podem não fazer sentido para um cliente em potencial. 

Caso você comece a estabelecer um diálogo que não tenha a ver com a etapa da jornada do cliente, é possível que alguém que lhe deu consentimento acabe clicando em um opt-out ou, o que é pior, marque suas campanhas como spam.

5 | Empresas que residem fora, mas possuem operação no Brasil, também precisam adequar-se à LGPD

Nada muda!  O regramento é igual para todas as empresas com operação em território nacional, estejam elas estabelecidas aqui ou em qualquer outro lugar do planeta.

Há muita gente que gosta de tentar dar aquele famoso “jeitinho”. No entanto, a fiscalização está forte e as penalidades são severas.

6 | Crie uma Política de Privacidade e deixe-a à disposição do seu público

Não há documento melhor para deixar claras as informações sobre as finalidades das coletas e uso de dados, do que em um documento de Política de Privacidade. 

Contemple nele todas as situações possíveis e imagináveis, para que você faça o uso dos dados daquelas pessoas que preenchem um formulário ou fazem um cadastro em canais on e offline da sua empresa de eventos.

7 | Utilize uma plataforma que esteja em conformidade com a LGPD para registrar listas de convidados dos seus clientes

Seja para armazenar os dados da sua empresa ou dos seus clientes, contrate uma plataforma de gestão para a sua empresa de eventos que seja completa e eficiente, que proporcione crescimento ao seu negócio e que esteja em total consonância com a LGPD. 

Criada em 2014, a MeEventos leva a sério cada detalhe do regramento de proteção de informações. É uma plataforma segura — possuindo backups diários do banco de dados em dois servidores distintos —, que irá transformar a gestão do seu negócio, além de melhorar todos os aspectos do relacionamento com os seus clientes. 

Que tal testá-la gratuitamente ?

Aliás, neste conteúdo aqui a gente lhe conta porque contratando a MeEventos você tem a garantia da produção do evento perfeito.