Tudo o que você precisa saber para organizar uma formatura inesquecível

Organizar um evento antecipadamente é a melhor garantia de ter sucesso. Por isso, a primeira regra para organizar uma formatura inesquecível é prospectar os futuros formados desde cedo. Afinal, é um evento de grande porte e com inúmeros detalhes que precisam de toda sua atenção.

Pensando nisso, vamos falar, a seguir, sobre tudo o que você, organizador de eventos, precisa saber para organizar uma formatura inesquecível: desde a conquista do cliente até a realização dessa comemoração que é tão especial para os envolvidos.

Vamos lá?

Como prospectar clientes para um evento de formatura

Em um cenário perfeito, cerca de 2 anos a 1 ano e meio de antecedência, a turma deve estar montando sua comissão de formatura. É a primeira movimentação para começar a pensar e a discutir como será o grande dia. Neste momento também surgem os primeiros interessados, ou seja, já se tem uma ideia do número de pessoas e o que pensam sobre esse dia especial.

Muitos começam a já pesquisar por organizadores de eventos. Provavelmente, estão conhecendo pela primeira vez, apenas atrás de nomes e modelos de atendimento. Não esqueça, este é um momento chave para a sua empresa.

Entre 1 ano e meio e 1 ano antes do evento é o momento que a maioria das turmas decidem oficialmente qual será a empresa que realizará o evento. Isto é: é a hora de decidir oficialmente local, estrutura, decoração...todos os detalhes que deverão ocorrer perfeitamente lá na frente.

Entre esse período é essencial que sua empresa de organização de eventos esteja visível para esse segmento. Visitar em universidades, por exemplo, prospecção nas redes sociais de forma orgânica ou por anúncios é essencial. A maioria dessas pessoas está organizando um evento de grande porte pela primeira vez e não sabe o que esperar. É seu trabalhar contar a eles.

Como organizar uma formatura inesquecível

Com a assinatura do contrato chega a segunda etapa: a organização de fato do evento. Lembre-se de que você está lidando com, pelo menos, 15 clientes todos juntos, todos ansiosos e querendo que o dia da formatura seja perfeito como nos seus sonhos. Não é uma tarefa simples.

Por isso, é essencial que você realize reuniões com a comissão de formatura com frequência. Como esse contrato é longo, até 2 anos antes do dia em si do evento, a comunicação é a chave de tudo para se ter sucesso. As pessoas mudam, as tendências mudam e alinhar expectativas evita desapontamentos e trabalho desnecessário por parte da sua equipe.

Seja proativo: sugira ideias, mostre portfólio, pesquise e sugira propostas de execução. Lembra como falamos sobre esses clientes não conhecerem do mundo de eventos? Não espere de braços cruzados que tudo se resolva e chegue pronto na sua mesa. Essa é a hora de encantar, afinal, eles podem voltar para outros eventos depois.

Prepare momentos individuais para os formados dentro do evento. Como assim? Bem, eles são um grande grupo, mas a conquista é individual. Crie momentos personalizados para potencializar a experiência de cada, sejam com fotos, depoimentos, enfim...descubra algum ponto a ser explorado e de destaque para isto em algum momento do evento.

Por fim, seja organizado! É impossível realizar um evento desse porte sem a máxima organização. São vários clientes dentro de um e isso é estresse garantido sem um bom controle daquilo que está acontecendo a todo momento. Contatos, datas, dúvidas, reuniões, fornecedores: acredite, sua cabeça não será o suficiente.

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