Cronograma do evento: o que é, importância e como planejar

Em quaisquer das etapas da produção de um evento, organizar todas as demandas é fundamental. Ter essa disciplina no dia a dia da sua empresa otimiza o trabalho da equipe, corta a possibilidade de haver custos não planejados e evita certas surpresas. No segmento, é sempre melhor contar com riscos calculados do que ser pego desprevenido. Nesse sentido, fazer um cronograma de eventos sempre vale muito a pena.

Mas o que é essa ferramenta?

Aliado a cada detalhe do seu trabalho, o cronograma de eventos é uma estratégia para não deixar nada para trás. Ao criar uma espécie de checklist, você consegue descrever exatamente o que precisa ser feito, quando e por quem, do pré ao pós projeto.

Venha entender mais sobre o assunto com a MeEventos.

 

Montar um projeto prévio fará você e sua equipe ganharem tempo no futuro

O tempo é um ativo valioso, especialmente para negócios da área de eventos. Dessa forma, é importante sempre encontrar maneiras de torná-lo um parceiro da produtividade de sua equipe, com foco na qualidade.

Montar um projeto na “ponta do lápis”, prevendo todas as etapas de trabalho, é o mesmo que organizar uma visão 360° daquilo que foi contratado. 

Em um primeiro momento, pode até parecer que as horas alocadas para essa produção são perdidas. No entanto, lá na frente é que você e sua equipe irão perceber os benefícios de ter tudo metodicamente planejado.

 

Organização e responsabilidade são características que atraem e retém clientes

Outro fator vantajoso para a sua empresa quando você adota o cronograma de eventos como um processo recorrente, diz respeito à fidelização de clientes. Afinal de contas, atuar com transparência é um dos pilares da satisfação dos consumidores, que cada vez mais querem participar ativamente de todas as decisões.

Para tornar essa troca simples, sua empresa pode contar com o auxílio da tecnologia. Que tal ter um sistema de gestão que lhe entrega uma área exclusiva para seus contratantes ficarem por dentro de tudo o que está acontecendo? Para isso, separe alguns minutos para conhecer a MeEventos. Após conferir todas as vantagens da ferramenta, você poderá experimentá-la gratuitamente.

 

O que é necessário constar em seu cronograma de eventos?

Agora que você já sabe o quão vantajoso e benéfico é adotar o cronograma de eventos nos processos diários do seu negócio, vamos partir para a prática. 

Como fazer um cronograma de eventos? Desde já entenda que não basta apenas criar uma planilha cheia de informações. Para o cronograma realmente ser funcional, e se adaptar a todos os seus contratos, é necessário fazer um planejamento completo e com dados reais.

Nesse documento você pode:

 

Distribuir as tarefas

O cronograma de eventos é o local perfeito para listar todas as tarefas, pois ajuda a delegar a exata função de cada membro da equipe. 

Além disso, esse documento é ideal para fazer a atualização de status, o que auxilia o time na organização das entregas do projeto e deixa seu cliente seguro.

 

Colocar prazos para todas as entregas

Datas e horários específicos nos quais cada etapa (antes, durante e depois do evento) deve acontecer precisam estar 100% corretos. Caso ocorra alguma alteração, os prazos de todas as tarefas seguintes, e que podem ser impactadas pela mudança, têm de ser revistos.

Com as informações centralizadas, fica muito mais fácil definir prioridades, verificar a existência de datas sazonais que possam ocorrer em meio à execução das tarefas, e ajustar caso esse fator possa atrapalhar o planejamento.

 

Alocar o orçamento disponível

Essa é uma das partes mais interessantes de um cronograma para eventos. Quando você organiza as informações e cruza esses dados com o que ficou definido no contrato — e, claro, também de acordo com as exigências dos seus clientes — alocar os recursos financeiros necessários para cada área é simples e certeiro.

Considere reservar parte do orçamento para possíveis urgências e, caso seu evento tenha o intuito de venda de ingressos, por exemplo, adicione também essa projeção junto às demais informações.

 

Detalhar a programação para o dia do evento

Planejamento é tudo para quem trabalha na área de eventos. E ter uma programação com cada particularidade fará você e sua equipe trabalharem com tranquilidade e a máxima qualidade. 

Coloque aí, inclusive, a escala do time, os momentos de intervalo, e todas as ações que precisam ser executadas.

 

Registrar ocorrências

Use o cronograma de eventos como uma ferramenta auxiliar para o registro de ocorrências extraordinárias, tenham elas acontecido pré, durante ou pós evento.

É sempre bom deixar um espaço para fazer essas anotações, colocando todo os envolvidos na “mesma página”.

 

Conte com um sistema de gestão inteligente para ajudar no seu cronograma de eventos

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