Lista de convidados: 4 situações que acabam com a reputação da sua empresa de eventos

Um dos dados mais importantes que um produtor de eventos, seja qual for o seu segmento de atuação, precisa obter para executar um bom trabalho, é a quantidade de pessoas que estarão presentes em suas produções. Sem isso, é impossível pensar nos detalhes com precisão e previsão de margem de erro.

Além de tornar o seu trabalho ineficiente, afinal o planejamento financeiro certamente sairá do controle — entre outras coisas —, a insegurança causada por uma lista de convidados mal gerenciada poderá comprometer a reputação do seu negócio.

Quer descobrir como fazer um controle verdadeiramente competente desde o pré-evento? Acompanhe este conteúdo e descubra a dica de ouro no final.

Más práticas comuns à administração da lista de convidados

Aprender com as falhas (suas e dos outros) faz parte do jogo e da evolução. O que não pode acontecer é o comodismo. Portanto, não permita que um mesmo erro ocorra mais de uma vez na operação da sua empresa. Identifique-o e proponha caminhos para evitá-lo.

Neste sentido, aceite nosso desafio e comente aqui embaixo quantos destes problemas, que mencionaremos abaixo, já ocorreram com você e sua equipe e o que você fez para resolvê-los.

1 | A quantidade de pessoas supera a capacidade do local do evento

O tamanho do espaço no qual o evento irá ocorrer deve estar de acordo com a necessidade de acomodação dos convidados. 

Primeiramente, porque é regra fundamental para a segurança de todos. Em segundo lugar, porque essa pode ser uma questão que impactará em custos. 

Quando a lista é negligenciada, fica muito fácil tomar decisões equivocadas. 

Ao receber estas informações, desenhe os passos que você e sua equipe precisarão percorrer para entregar o evento perfeito. 

Coloque a lista de convidados como ferramenta essencial e estabeleça como compromisso do seu time cobrá-la do cliente. Se você notar, por exemplo, que o espaço é grande ou pequeno demais, é seu dever avisar, mesmo que não caiba ao seu serviço ajudar a fazer essa escolha.

Assim, você garante um bom trabalho, satisfação e muita indicação.

2 | Os famosos “penetras” é que acabam “fazendo a festa”

Sem dúvidas, você já teve que lidar com os inconvenientes “penetras” em algum momento da sua carreira, não é mesmo!? E vamos combinar, é extremamente desagradável precisar pedir para uma pessoa se retirar. 

Além disso, o estresse gerado pode estragar a relação de confiança com os clientes que contratam os seus serviços. E, você sabe, isso traz péssimos resultados para o seu negócio.

Especialmente em tempos nos quais as pessoas costumam indicar muito e, da mesma forma, detonar aquela marca que lhes trouxe, de alguma forma, prejuízos, é necessário agir com cuidado e inteligência.

Utilize a lista de convidados ao seu favor, faça o check in ou o credenciamento (se for o caso) com seriedade, e evite dores de cabeça causadas por desorganizações como essa.

3 | Faltou um pedaço da lista impressa, o que só foi descoberto na hora

A lista impressa, geralmente organizada por ordem alfabética, é bastante comum em eventos de pequeno porte. Mas, independentemente do tamanho, essa é uma ferramenta ultrapassada e que pode causar muita confusão.

Alguns softwares, como a plataforma MeEventos, auxiliam neste gerenciamento, permitindo ao seu cliente fazer o registro dos convidados de forma descomplicada, facilitando o envio de informações para a sua operação e contribuindo para a proximidade e ótima experiência. 

4 | A quantidade de convidados que compareceram acabou sendo maior do que a confirmada

Você pediu ao seu cliente para que estimulasse os convidados a confirmarem presença  em um determinado prazo, e falou desta importância para o sucesso do seu serviço no evento.

Chegou o dia, e você percebe que o número de “check ins” está superior ao informado. Ou seja, provavelmente, toda a sua organização (se você não fez um planejamento de crise) cai por terra. 

Faça seu cliente entender que todo o plano de ação é montado com base nesse quantitativo e que é fundamental haver comprometimento com as informações corretas. 

Explique, com clareza e gentileza, que assim não faltará comida e bebida, que o espaço será adequado, que o tempo dos fotógrafos será suficiente, entre tantas outras situações que serão ajustadas com perfeição.
A dica de ouro: conheça o aplicativo MeEventos e nunca mais tenha problemas relacionados à lista de convidados de seus clientes

Como você pode perceber, é bastante problemático o resultado que o gerenciamento ruim de uma lista de convidados pode proporcionar para a sua empresa. 

No entanto, esta é uma questão de fácil solução. Existe no mercado uma plataforma online chamada MeEventos que ajuda a sua empresa de eventos a fazer todo o gerenciamento do negócio com qualidade e eficiência.

Um dos diferenciais é a área totalmente dedicada ao cliente, na qual ele poderá ter uma visão transparente das tarefas em execução, além de conseguir registrar todos os convidados e fornecedores contratados.

 

Com a MeEventos você consegue gerenciar os convidados através de listas e também por QRCODE.

Faça um teste totalmente gratuito e surpreenda-se com a evolução e o crescimento que essa inovação trará para o seu negócio.